Le paramétrage du référentiel de l'application incombe complètement aux scolarités.

Voici une présentation succincte des différents référentiels.

Table des matières :

Commissions

Une commission correspond strictement à une définition de commission de jury examinant les dossiers de candidatures sur les étapes qu'ils leur sont attribuées.

Ainsi dans eCandidat, une commission aura les informations suivantes :

• des coordonnées pour l'envoi des dossiers
• un correspondant en scolarité
• éventuellement un référent enseignant
• une liste d'étape
• une liste de membres

Toutes ces informations, mis à part le rattachement des étapes, sont paramétrées dans l'écran Commission.

Rattachement des étapes à une commission

Après sélection de la commission sur cette page, on peut rechercher les étapes à rattacher sur la commission (bouton Recherche).

La recherche se fait sur plusieurs critères :

• code étape ou libellé étape
• la campagne
• le centre de gestion

Ainsi si l'étape n'est pas dans le centre de gestion du gestionnaire ou si elle n'est pas ouverte au recrutement pour l'année universitaire de la campagne en cours, l'étape ne sera pas affichée.

Calendriers

Calendriers de dépôt de vœux

Le calendrier de dépôt de vœux permet de déterminer la plage de dates durant laquelle un candidat peut poser un vœu sur une étape.

Plusieurs commissions peuvent être rattachées à un calendrier afin de les regrouper par exemple par scolarité.

Il est aussi possible de créer plusieurs calendriers pour une commission et ainsi gérer plusieurs sessions de recrutement.

Calendriers de commission

Le calendrier de commission est créé automatiquement et permet de renseigner les dates suivantes :

• Date de fin de confirmation des résultats : date à partir de laquelle un candidat ne pourra plus confirmer un vœu favorable
• Date limite de retour des dossiers : date indicative affiché dans le dossier et sur la page résumé des vœux.

Calendriers des épreuves de pré-sélection

Le calendrier des épreuves de pré-sélection permet de donner des informations supplémentaires lors de l'envoi de mail d'un avis de type Pré-sélection.

Les champs à paramétrer sont les suivants :

• Résultat de la présélection (non affiché)
• Période de sélection (non affiché)
• Lieu : information affichée dans le mail
• Commentaire : information permettant de pré-remplir le commentaire d'un avis de type Pré-sélection

Exemple de configuration et résultat obtenu :

En commentaire du calendrier, vous saisissez "Vous êtes convoqué(e) pour un entretien le " et pour le lieu de l'épreuve, vous mettez "Université de Rennes 1 Rue du Thabor 35000 Rennes".

Lorsque vous saisissez l'avis Pré-selection pour le candidat, la zone commentaire sera pré-remplie par le commentaire du calendrier. Vous pouvez donc ajouter la date de l'épreuve à la suite du commentaire ainsi qu'un mot pour l'indication du lieu. Cela donnera par exemple "Vous êtes convoqué(e) pour un entretien le 21 mai 2012 à "

A la validation de l'avis, le mail contiendra l'étape pour laquelle le candidat a posé son voeu et le commentaire suivi du lieu de l'épreuve.

Cela donnera un mail de cette forme :

Calendriers de prise de rendez vous

Les calendriers de prise de rendez vous permettent, lorsqu'une étape n'est pas configurée en inscription administrative par le web, de proposer au futur étudiant le choix d'un créneau durant lequel il viendra finaliser son inscription auprès de la scolarité.

Le calendrier se décompose en 3 sous-fonctionnalités, 2 pour les gestionnaires, 1 pour le futur étudiant :

• Saisie du calendrier
• Choix d'un créneau par le candidat
• Consultation des rendez vous pris

Saisie du calendrier

Un calendrier de prise de rendez vous se définit par les éléments suivants :

• le périmètre d'action du calendrier :
  • VET, une liste permet de choisir la ou les VET concernées par le calendrier
  • Commission, une liste permet de choisir la ou les commissions concernées par le calendrier
  • CGE, une liste permet de choisir le centre de gestion concerné par le calendrier
• le message affiché à l'étudiant lorsqu'il arrive sur la page de choix d'une date dans le calendrier
• le créneau de dates du calendrier
• le nombre d'étudiant par créneau de 30 min
• le nombre de jours ouvrés avant le premier rendez-vous (entre aujourd'hui et le premier rdv proposé)
• le nombre de jours ouvrés proposés à l'étudiant
• le contenu du mail de confirmation
• le message affiché à l'étudiant lorsqu'il valide son choix de date

De plus, en cliquant sur l'icône en forme de clé, on peut configurer le calendrier de manière plus fine selon les critères suivants :

• définir les horaires d'ouverture et fermeture sur le matin et l'après midi
• définir pour chaque jour si les créneaux sont disponibles en matinée et/ou en après midi
• définir pour chaque jour un créneau supplémentaire

Choix du créneau

On propose à l'étudiant des créneaux sur le calendrier selon la configuration établie par le gestionnaire et selon les créneaux encore disponible.

Une fois le créneau choisi, il recevra le mail paramétré.

Consultation des rendez vous pris

Le gestionnaire peut sur cette fonctionnalité :

• extraire tout ou partie des rendez vous (intégralité ou semaine par semaine)
• visualiser les rendez via une recherche sur le nom des étudiants ou par commission
• déplacer un rendez vous sur un autre créneau libre