Outil d'organisation de réunions. A la manière d'un sondage, un utilisateur propose des dates / horaires et invite les participants à indiquer leurs disponibilités.

Mes réunions

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Un tableau liste l'ensemble des réunions créées par l'utilisateur. Pour chaque réunion, il indique le titre, la date de création de la réunion, la première et dernière date proposée, ainsi que les commandes suivantes :

• inviter : affiche un texte explicatif avec :
  • un lien vers la page "Mes contacts" pour inviter des contacts (cf. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Mes contacts).
  • un lien pour créer un e-mail pré-rempli avec l'url de la réunion.
  • une copie de cet e-mail avec l'url de la réunion en cas de problème le client de messagerie de l'utilisateur.
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• visiter : permet d'accéder à la page de participation correspondant
  à la réunion (cf. XXXXXXXXXXXXXXXXX Participer à une réunion).

• courriels : permet d'accéder à la page d'envoie de courriels aux participants de la réunion. Des modèles prédéfinis permette, entre autres, de fixer la date de la réunion ou d'envoyer un rappel (cf. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ecrire aux participants).

• modifier : ouvre la réunion dans l'interface de modification (en-dessous du tableau).

...

• nettoyer le tableau : tous les horaires proposés seront supprimés mais pas les dates.
• supprimer toutes les dates : les horaires seront également supprimés.
• ajouter une colonne au tableau pour proposer d'avantage d'horaires.
• Pour éviter les catastrophes, les modifications ne sont pas enregistrées immédiatement. Il ne faut donc pas oublier de cliquer sursauver pour les sauvegarder.

2. Mes contacts

La page "Mes contacts" sert à organiser et inviter des contacts. Les contacts peuvent être importés depuis un annuaire LDAP ou entrés librement (nom et adresse e-mail). Ils peuvent également être importés ou exportés depuis un fichier au format CSV ou VCard.

Ils peuvent ensuite être regroupés sous un même libellé pour pouvoir être sélectionné plus facilement. Après avoir sélectionner les contacts de votre choix, vous pouvez les inviter à une réunion. Ils recevront alors un courriel personnalisé avec l'invitation à participer à cette réunion en suivant une url. De plus, dans l'interface de participation de la réunion, vous pouvez suivre les participants qui n'ont pas encore répondu.

Une barre de menu permet de manipuler les contacts. Les menus s'ouvrent au survol de la souris. D'autres menus s'ouvrent également au survol de la souris sur les groupes de contacts et les réunions.

Pour sélectionner un contact, cliquer sur son nom. Vous pouvez supprimer un contact en utilisant les liens à sa droite. Vous pouvez également supprimer tous les contacts sélectionnés via le menu "Sélection -> Supprimer la sélection".

A partir du menu d'un groupe, vous pouvez :

• Sélectionner les contacts de ce groupe. Ils remplacent alors la sélection courante.
• Ajouter à la sélection : ajoute les contacts de ce groupe à la sélection courante.
• Ajouter la sélection au groupe : ajoute les contacts sélectionnés à ce groupe.
• Editer ce groupe (libellé et contacts sélectionnés).
• Supprimer ce groupe. Cela ne supprime pas les contacts de votre liste.
  A partir du menu d'une réunion, vous pouvez :
• Inviter les contacts sélectionnés à cette réunion.
• Visiter cette réunion (interface de participation).
• Ecrire aux participants de cette réunion (cf.Section " Ecrire aux participants").
• Sélectionner les contacts participant à cette réunion. Ils remplacent alors la sélection courante.
• Ajouter à la sélection : ajoute les contacts participant à cette réunion à la sélection courante.

Participer à une réunion

Participer

Pour participer, il suffit d'indiquer votre nom, de cocher les cases correspondant aux horaires pour lesquels vous êtes disponible, et cliquer sur Participer.

L'iniateur de la réunion peut modifier et supprimer toutes les entrées du tableau. Un participant utilisant un lien personnalisé (invitation d'un contact) ne peut modifier/supprimer que ces propres entrées. Un participant utilisant le lien d'invitation anonyme ne peut modifier/supprimer que les entrées du même type (participant anonyme).

Après chaque modification, le tableau est mis à jour et le nombre de participants disponibles, pour chaque horaire proposé, recalculé.

Commenter

La partie "Commentaires" se situe sous le tableau des participants. Si vous êtes authentifié, votre nom apparaît automatiquement dans le champ correspondant.

Par souci de simplification, tout le monde peut modifier et supprimer tous les commentaires.

Ecrire aux participants

Sélectionner les contacts auxquels vous voulez écrire. Les contacts avec la mention "en attente" sont les participants qui n'ont pas encore répondu à votre invitation. Il peut être pratique de ne sélectionner que ces contacts, en particulier pour leur envoyer un rappel.

3 modèles sont prédéfinis et vous pouvez les personnaliser (optionnel) :

• Fixer la date : sélectionner une ou plusieurs dates parmis les horaires proposés pour cette réunion.
• Modification des horaires : informe les contacts sélectionnés que les horaires proposés pour cette réunion ont été modifiés. Utile en cas d'ajout d'horaires, cela permet aux contacts de mettre à jour leurs disponibilités.
• Relancer : envoie un rappel aux contacts sélectionnés (sélectionne par défaut les contacts "en attente").
• Libre : envoie un message sans modèle prédéfini. Vous êtes donc libre de choisir le sujet et le corps de ce message.