Utilisation
du Canal Stockage V4.0
Présentation
Le Canal Stockage permet la
gestion de documents au travers un espace
de stockage personnalisé et/ou partagé.
Dans
le cadre du développement du projet inJAC, le canal a
été enrichi afin
de gérer des fonctionnalités avancées
comme la
navigation entre
plusieurs espaces de stockage, la gestion des droits …
Le canal peut donc fonctionner
en différents modes. Chaque
espace accessible via le canal est donc associé à
un
mode. Dans cette version, 2 modes existent: classique et injac.
Cette documentation se décompose en 3 parties:
- Généralités
- Utilisation
du mode classique
- Utilisation
du monde inJAC
Généralités
Le Canal se décompose en 6 composants graphiques
indépendants:
- Une barre de
navigation
- Une barre d'actions
- Une barre d'erreurs
- Une barre
d'information
- Les documents
- Une
barre de saisie de mot de passe
Ceux-ci sont sont positionnés comme décrit sur
l'image
suivante:
Notons que pour plus de confort, les barres de navigation et d'action
sont doublées.
Barre
de navigation
La barre de navigation a trois fonctions:
Navigation dans
différents espaces
Le canal permet le navigation entre espaces.
Ils peuvent être personnels, partagés, de type
classique,
ou de type inJAC.
On peut passer de l'un à l'autre par un menu
déroulant:
Navigation dans les dossiers
d'un même espace
Lorsque l'on se déplace de plus en plus
profondément dans
une arborescence de répertoires au sein d'un même
espace,
celle-ci est affichée dans la barre de navigation.
Il est donc possible de revenir à un répertoire
père en cliquant sur le noeud souhaité, par
exemple "Mes
cours":
Personnalisation des espaces
Le canal peut être utilisé en mode d'utilisation d'espaces
préférés partagés par d'autres
utilisateurs. Dans ce cas, l'icône apparaît comme suit:
En cliquant sur l'icône, on peut voir apparaître
l'interface de personnalisation des espaces:
Cette interface se décompose en 2 parties:
- Espaces utilisés qui sont les espaces
auxquels on peut accéder via le menu déroulant
- Espaces disponibles qui sont les espaces auquel on
a droit mais que l'on n'a pas sélectionné pour apparaitre
dans le menu déroulant.
Chacun de ces espaces est un dossier qui a été
partagé par un autre utilisateur.
On peut voir que ces espaces se rangent en 3 catégories:
- Lecture seule: l'usager qui partage cet espace ne
vous donne qu'un droit de lecture
- Lecture et écriture: vous avez un droit de
lecture et d'écriture sur cet espace
- Lecture, écriture et gestion des droits:
Vous avez le droit de lire, écrire, et partager avec d'autres
utilisateurs
Chaque espace est de la forme "Libellé (Celui_qui_partage -->
A_qui_il_partage)". Ainsi vous voyez le nom de la personne qui partage
un dossier et aussi si ce dossier a été partagé
uniquement pour vous ou pour un groupe d'utilisateurs auquel vous
appartenez.
En sélectionnant des espaces de la partie "Espaces disponibles"
et en cliquant sur "<- Ajouter", vous déplacez ces espaces
dans la partie "Espaces utilisés". Et en sélectionnant
des espaces de la partie "Espaces utilisés" et en
cliquant sur "Supprimer ->", vous déplacez ces espaces dans
la partie
"Espaces disponibles".
En cliquant sur "Valider", tous les espaces de la partie "Espaces
utilisés" seront accessibles via le menu déroulant de la
barre de navigation.
Notez que si l'utilisateur qui a partagé un espace avec vous
annule le partage, celui-ci disparaitra automatiquement de votre liste
à votre prochaine connexion.
Barre
d'actions
La barre d'action concentre, quelquesoit le mode dans lequel se trouve
l'espace courant, toutes les actions possibles.
Une partie des actions possible est:
- Création de
répertoires
- Dépôts de fichiers
- etc.
Chaque action est identifée, et accessible via un bouton
dans la
barre d'actions.
En fonction du mode (classique ou inJAC), les actions, et donc les
boutons peuvent être différents.
Voici un exemple d'une barre d'action dans le mode d'utilisation
classique:
Barre
d'erreurs
Toutes les erreurs rencontrées lors de l'utilisation du
canal
sont concentrées dans cette barre. Il est à noter
que
l'annulation d'une action en cours par l'utilisateur est
notifée
également dans cette barre.
Barre
d'information
Cette barre est utilisée pour notifier l'utilisateur de la
bonne
réalisation d'une action.
Documents
Cette partie permet l'affichage du contendu du dossier courant. Pour
les fichiers, nous avons en plus la taille et la date de
création de ceux-ci.
Les ressources sont rangés par groupe (dossiers, puis
fichiers),
et ensuite par ordre alphabétique.
Voici un exemple d'affichage:
Barre
de saisie de
mot de passe
Pour certains espaces, il se peut que l'administrateur du portail ait
choisi de demander à l'utilisateur de saisir son mot de
passe
pour y accéder.
L'interface se présente sous la forme suivante:
Il suffit donc de saisir son mot de passe, et le cas
échéant de changer le login. Ensuite, de cliquer
sur
"Connecter".
Si l'administrateur du canal a choisi cette option, votre navigateur
passera en mode sécurisé le temps de l'envoi du mot de
passe. A la sortie de ce mode, avec certains navigateurs, vous pouvez
avoir un message similaire à celui-ci:
Il est IMPERATIF de cliquer sur "Oui".
Utilisation
du mode
classique
Le mode d'utilisation dit "classique" correspond à de la
manipulation simple de documents comme il est possible de le faire dans
un explorateur de fichiers sur sa machine.
Les actions possibles sont alors :
- Parcourir
une arborescence
- Créer
un répertoire
- Déposer un
fichier
- Télécharger
un fichier
- Copier/coller
un(des) document(s)
- Couper/coller
un(des) document(s)
- Renommer un
document
- Supprimer
un(des) document(s)
- Partager un dossier
Parcourir
une arborescence
En plus de la navigation par la barre de navigation, il est possible
- d'entrer dans un répertoire
en cliquant sur
celui-ci
- de remonter dans le
répertoire père
en cliquant sur . Notez qu'à la racine d'un
espace, le bouton "Parent" n'apparaît pas.
Créer
un répertoire
Pour créer un répertoire:
- cliquer sur
- saisir le nom du répertoire
à
créer:
- le répertoire a
été
créé
Déposer
un fichier
Pour déposer un fichier dans le répertoire
courant:
- cliquer sur
- choisir le fichier à
déposer en
cliquant sur "Parcourir":
- choisir le fichier sur votre disque
local:
- cliquer sur "Envoyer le fichier":
- le dossier à
été envoyé
Télécharger
un
fichier
Il est possible de télécharger, ou d'ouvrir un
document
existant dans le répertoire courant.
Pour cela:
- cliquer sur le fichier visé:
- choisir une ouverture ou un
téléchargement:
- dans le cas d'une ouverture, le
fichier s'ouvre.
Si on a choisi d'enregistrer, il suffit de donner le dossier cible.
Copier/coller
un(des)
document(s)
Pour copier/coller un ou plusieurs fichier et/ou répertoires:
- cocher les documents à
copier:
- cliquer sur
- la sélection a
été mise dans
le presse-papier
- se déplacer dans le dossier
dans lequel on
cherche à coller:
- cliquer sur
- valider la copie:
- les documents on
été copiés:
Couper/coller
un(des)
document(s)
Pour déplacer des documents, la manipulation est similaire
au
copier/coller.
La différence est qu'il faut cliquer sur au lieu de .
Renommer
un document
Il n'est possible de renommer qu'un document à la fois.
- cocher LE documents visé:
- cliquer sur
- saisir le nouveau nom
- le document a
été renommé
Supprimer
un(des)
document(s)
Pour supprimer des documents, la manipulation est similaire au
renommage.
Les différences sont les suivantes:
- il faut cliquer sur au lieu de .
- il est possible de
sélectionner plusieurs
ressources à supprimer en même temps.
Partager un dossier
Si l'administrateur du Canal vous en laisse la possibilité, vous
pouvez partager un(des) dossier(s) de votre espace avec un(des)
utilisateur(s) ou un(des) groupe(s) d'utilisateurs.
Si c'est le cas, vous voyez apparaître l'icône dans votre barre
d'actions.Lorsque vous avez partagé le répertoire courant
avec au minimum un utilisateur ou un groupe, l'icône est alors de
la forme .
En cliquant sur cette icône, vous avez la possibilité
d'accéder à l'interface de partage du répertoire
dans lequel vous vous trouvez à ce moment:
Vous avez la possibilité de saisir un libellé pour votre
partage, c'est celui-ci qui apparaîtra à l'utilisateur qui
acceptera le partage, et non le nom du dossier.
La partie "Groupes" correspond à des groupes d'utilisateurs
uPortal. On peut ajouter des groupes en cliquant sur . Le
gestionnaire de groupes
uPortal nous permet alors de sélectionner des groupes via
l'arborescence:
Il suffit de cocher le(s) groupe(s) choisi(s), de cliquer sur , puis sur .
Pour ajouter des personnes distinctement, il faut cliquer sur dans la partie
"Utilisateurs".
Le canal Annuaire permet alors de retrouver une ou plusieurs personnes.
Il est possible de supprimer des groupes ou utilisateurs en cochant
ceux-ci et en cliquant sur dans la partie
correspondante ("Groupes" ou "Utilisateurs").
Pour chaque utilisateur, ou groupe d'utilisateurs, vous avez la
possibilité de cocher "Lecture" si vous voulez que la personne
puisse
lire dans votre dossier, "Ecriture" si vous voulez qu'elle puisse
écrire, et "Gestion des droits" si vous voulez qu'elle puisse
à son
tour partager ce dossier avec quelqu'un d'autre, sachant que vous avez
toujours la possibilité de changer ce statut, et de supprimer
les
partages qu'auraient fait certains de ces utilisateurs.
Cocher "Ecriture" sous-entend que le droit de lecture sera
automatiquement donné. Si vous choisissez "Gestion des droits",
la
lecture et l'écriture seront donné également.
La totalité des saisies et modifications au sein de cette
interface ne se fait qu'après validation par .
Utilisation
du mode inJAC
Le mode inJAC correspond au mode de gestion des documents dans le cadre
du CMS du même nom.
Ce mode reprend quelques fonctionnalités vues dans le mode
classique, comme la navigation entre répertoires, la
suppression
de documents, etc. Cependant, toutes ces actions sont possibles
uniquements à certains types de personnes.
En effet, les personnes qui se connectent à un espace inJAC
sont
associées à un rôle particulier, il en
existe 4:
- Gestionnaire
- Rédacteur
- Editeur
- Aucun rôle
Notons que plusieurs de ces rôles peuvent être
portés par une même personne en même
temps. Par
exemple, une personne peut à la fois être
rédacteur
et gestionnaire. Dans ce cas, sa barre d'actions portera les boutons
correspondants aux deux rôles.
Voyons tout d'abord les actions
que peuvent faire les utilisateurs en
fonction de leur rôle.
Après avoir visualisé de
façon globale le canal,
nous nous intéresserons aux
différentes actions possibles en mode inJAC, elles sont:
- Administration
d'un espace inJAC
- Création
d'un espace inJAC
- Soumission
d'un document
- Publication
d'un document
- Rejet d'un document
- Edition
des méta-données d'un document
- Dé-publication
d'un document
- Définition
du document principal
Actions
réparties
par rôle
L'ensemble des espaces de publication inJAC est organisé
sous
une forme hierarchique et arborescente de répertoires.
Par exemple, nous pouvons avoir l'arborescence suivante:
- Cours
- Cours d'informatique
- Cours de programmation
- Cours de système
- Cours de IHM
- Cours de
mathématiques
- Cours d'algèbre
- Cours d'analyse
Chaque noeud de l'arbre représente un espace de publication.
Cela veut dire que certaines personnes peuvent venir y
déposer
et gérer des documents.
Le canal dans son mode inJAC ne peut être dissocié
du
rendu cocoon. En effet, tous les documents
déposés dans
un espace de publication (via le canal) sont transformés et
visualisables dans une interface web gérée par le
moteur
cocoon (se reporter à la documentation correspondante).
Gestionnaire
Le gestionnaire est la personne qui est responsable de l'architecture
des espaces de publication inJAC.
Lors du premier déploiement, il est nécessaire
d'avoir
associé un premier gestionnaire à l'espace via
l'utilitaire correspondant.
La barre d'action du gestionnaire se presente sous la forme suivante:
Les actions que le gestionnaire peut faire sont donc:
- Renommer un espace (c.f. Renommer un document
classique)
- Supprimer un espace (c.f. Supprimer un
document classique)
- Administrer
un espace
- Créer
un nouveau sous-espace
Rédacteur
Le rédacteur est la personne qui a le droit de soumettre un
document dans un espace de publication inJAC.
Une fois le document soumis dans l'espace, seul l'éditeur a
le
droit de valider ou de rejeter sa publication.
Le rédacteur peut donc:
- Renommer un document lui appartenant
(c.f. Renommer
un document
classique)
- Supprimer un document lui appartenant
(c.f. Supprimer
un document
classique)
- Voir et
éditer les propriétés
(méta-données)
d'un document lui appartenant
- Soumettre un
document
- Dé-publier
un document lui appartenant
La barre d'actions du rédacteur:
Editeur
Lorsque le rédacteur a soumis son document dans l'espace de
publication, l'éditeur se charge de vérifier la
pertinence des informations le composant, et publie, ou
rejète
le document.
L'éditeur peut:
- Renommer un document de l'espace (c.f.
Renommer
un document
classique)
- Supprimer un document de l'espace
(c.f. Supprimer
un document
classique)
- Voir
et
éditer les propriétés
(méta-données)
d'un document de l'espace
- Publier un
document
- Rejeter un document
- Dé-publier
un document
- Définir
le document principal d'un espace
Les actions de l'éditeur:
Aucun
rôle
Les rôles étant affectés par espace,
les actions
possibles sont gérées dynamiquement en fonction
de
l'espace dans lequel on se trouve.
Si une personne se retrouve dans un espace où elle n'a aucun
rôle, elle ne pourra se déplacer que dans les
sous-espaces, et elle ne verra aucun document.
La barre d'actions ne se résume donc qu'à un seul
bouton:
Vue
globale du canal
Le canal en mode inJAC est composé des mêmes
composants
qu'en mode classique.
Cependant, nous avons vu que les actions possibles sont
différentes en fonction des rôles.
Voyons la forme du canal avec toutes les actions regroupées:
Nous pouvons voir que contrairement au mode classique, les
répertoires portent des couleurs différentes,
celles-ci
correspondent aux critères suivants:
- : Espace de
publication inJAC
- : Document en
attente de
publication (pas encore validé par l'éditeur)
- : Document
publié. Un
document publié ne peut pas être
modifié en
l'état, il est ,nécessaire de le
dé-publier pour
le modifier
- : Document
rejeté par
l'éditeur
- : Document qui a
été
publié, mais dont la date de publication est
expirée
- :
Répertoire interne
à un document inJAC.
Le terme "document" est utilisé pour désigner les
ressources qui sont soumises à publication,
publiées,
rejetées ou expirées. Cela concerne
concrêtement
toutes les ressources destinées à être
visualisées via le rendu.
Tous les documents inJAC sont modélisés par des
répertoires. Supposons qu'une personne veuille publier un
document au format HTML, celui-ci sera automatiquement
"rangé"
dans un répertoire.
Administration
d'un
espace inJAC
Les espaces injac sont hiérarchisés sous forme
arborescent. Pour chacun de ces noeuds, des droits sont
affectés.
Ceux-ci correspondent à ceux vus dans la partie "Action
réparties par
rôles".
La personne qui peut donner des droits et affecter des rôles
à des autres utilisateurs pour un espace donné
doit
être gestionnaire
de cet espace.
Pour cela, elle doit être citée explicitement, ou
doit
faire partie d'un groupe uPortal cité explicitement en tant
que
gestionnaire.
L'administration d'un espace se fait en se plaçant dans
l'espace
souhaité.
En suite, l'utilisateur clique sur le bouton .
L'interface est alors la suivante:
Celle-ci se décompose en 7 parties:
- Description de
l'espace
- Méta-données
sur les documents
- Rendus
- Gestionnaires
de l'espace
- Rédacteurs
dans l'espace
- Editeurs dans
l'espace
- Lecteurs de
l'espace
La totalité des saisies et modifications au sein de cette
interface ne se fait qu'après validation par .
Description
de l'espace
Ce champ permet au gestionnaire de décrire l'espace de
publication concerné. Pour se faire, il lui suffit de
remplir le
champ de saisie et de cliquer sur .
On obtient alors l'interface suivante:
Méta-données
sur les documents
Lors de la publication d'un document, le rédacteur, ainsi
que
l'éditeur, doivent saisir des
méta-données
relatives à celui-ci.
C'est au gestionnaire de définir celles qui seront saisies
au
sein de son espace.
Pour ne pas charger le rôle du gestionnaire, celui-ci n'a pas
à les saisir, mais n'a qu'à
sélectionner un profil
dans un menu déroulant. Ces profils peuvent correspondre
à des normes comme SCORM, Dublin Core, ....
Charge à l'administrateur du portail de mettre à
disposition de nouveaux profils.
L'interface de saisie:
Rendus
Ceci correspond au rendu qui sera fait du document via cocoon. Pour
chaque espace, il est possible de définir un rendu
différent via une CSS différente.
Pour cela, plusieurs sont proposées à
l'utilisateur,
comme pour les méta-données, il lui suffit de
choisir via
un menu déroulant:
Gestionnaires
de l'espace
Un gestionnaire a la possibilité d'affecter des
rôles
à d'autres utilisateurs, ou à des groupes
utilisateurs
uPortal.
Il peut désigner des gestionnaires, rédacteurs,
éditeurs ou lecteurs.
L'interface de saisie des gestionnaires est la suivante:
La partie "Groupes" correspond à des groupes d'utilisateurs
uPortal. On peut ajouter des groupes en cliquant sur . Le
gestionnaire de groupes
uPortal nous permet alors de sélectionner des groupes via
l'arborescence:
Il suffit de cocher le(s) groupe(s) choisi(s), de cliquer sur , puis sur .
Pour ajouter des personnes distinctement, il faut cliquer sur dans la partie
"Utilisateurs".
Le canal Annuaire permet alors de retrouver une ou plusieurs personnes.
Il est possible de supprimer des groupes ou utilisateurs en cochant
ceux-ci et en cliquant sur dans la partie
correspondante ("Groupes" ou "Utilisateurs").
Rédacteurs
dans
l'espace
Le mode de saisie des rédacteurs est identique à
celui
des gestionnaires.
Editeurs
dans l'espace
Le mode de saisie des éditeurs est identique à
celui des gestionnaires.
Lecteurs
de l'espace
Les lecteurs correspondent aux personnes qui pourront voir le rendu des
documents dans l'interface gérée par cocoon.
Contrairement aux gestionnaires, rédacteurs et
éditeurs,
il est possible de rendre publique un espace.
Nous avons donc la possibilité de cocher "Public". La saisie
des
groupes et utilisateurs est donc inutile.
Il est toutefois possible de ne pas rendre un espace publique
à
la lecture et de saisir certains groupes et utilisateurs comme pour les
gestionnaires.
Création
d'un espace
inJAC
Seuls les gestionnaires des espaces peuvent créer des
sous-espaces.
Lors de la création d'un sous-espace, par défaut,
les
propriétés le l'espace parent sont reprises, mais
le
gestionnaire a la possibilité de les modifier lors de la
création.
Pour créer sous espace:
- cliquer sur
- saisir le nom de l'espace à
créer:
- valider en cliquant sur
- saisir les
propriétés comme vu dans
la partie Administration
d'un espace inJAC
- valider, l'espace est
créé:
Soumission
d'un document
La soumission d'un document se fait par les rédacteurs sur
l'espace.
Pour cela:
- cocher le document (1 fichier ou 1
dossier
composé de plusieurs fichiers) comme vu dans Copier/coller
un(des) document(s)
- cliquer sur
- le document a
été mis dans le
presse-papier
- se déplacer dans l'espace
dans lequel on
souhaite soumettre le document:
- cliquer sur
- valider l'interface de confirmation:
- nous arrivons sur l'interface de
saisie des
méta-données:
Cette interface est
dynamique et
fonction du profil qui a été choisi par le
gestionnaire
sur l'espace courant.
Un nom de
propriété en rouge
signifie qu'une méta-donnée est manquante ou mal
renseignée (mauvais format).
Un nom de
propriété suivi
d'une *
signifie que celle-ci est obligatoire.
"Titre" remplacera le nom du document
lors du rendu.
"Fichier principal" correspond au
fichier principal du document. Par exemple, si le document est
composé de plusieurs fichiers HTML, on défini ainsi le
fichier a appeler pour le rendu.
- après validation, le
document est soumis
(il est orange):
Nous avons dit qu'il était possible de soumettre 1 fichier
ou 1
dossier à la fois.
Dans le cas d'un dossier, celui-ci est recopié tel quel dans
l'espace de publication.
Pour un fichier, un répertoire portant le même nom
est
créé et le fichier d'origine est collé
à
l'intérieur de celui-ci.
Publication
d'un document
La publication d'un document est faite par l'éditeur.
Cela concerne uniquement les documents en attente (oranges) et
refusés une première fois (rouges).
Pour se faire, l'éditeur doit:
- aller dans l'espace de publication
concerné
- cocher LE document à
publier à
partir de l'espace de publication
- cliquer sur
- valider l'interface de confirmation:
- éditer les
méta-données
concernant l'éditeur (les méta-données
non
modifiables apparaissent en italique):
- le document est publié, il
est vert
Cas particulier:
rédacteur et éditeur à la fois
Il se peut qu'une personne soit à la fois
rédacteur et
éditeur sur un espace. Si celle-ci souhaite publier un
document,
elle en a donc tout à fait le droit, et cela ne
nécessite
pas de passer par la soumission.
L'utilisateur peut donc directement publier son document.
Pour cela:
- mettre le document souhaité
dans le
presse-papier
- aller dans l'espace de publication
- cliquer sur
- éditer les
méta-données
- le document est publié
Rejet
d'un document
Les étapes concernant le rejet d'un document sont similaires
à celle de la publication.
Il faut :
- aller dans l'espace de publication
concerné
- cocher LE document à
rejeter à
partir de l'espace de publication
- cliquer sur
- valider l'interface de confirmation:
- éditer la cause de refus et
les autres
méta-données concernant l'éditeur (les
méta-données non modifiables apparaissent en
italique):
- le document est rejeté, il
est rouge
Edition
des
méta-données
Lorsqu'un document est en attente de publication (orange),
expiré (gris), ou refusé (rouge), il est possible
au
rédacteur du document, et aux éditeurs de
l'espace
d'accéder aux méta-données de celui-ci.
Les méta-données modifiables sont fonction du
rôle
de l'utilisateur: le rédacteur et l'éditeur
éditent des méta-données
différentes.
Pour accéder à cette interface, il suffit de
cliquer sur
le bouton . La saisie se
fait comme
expliqué dans la partie Soumission
d'un document.
Dé-publication
d'un document
Une fois qu'un document est publié (vert), il n'est plus
possible de le modifier ou d'éditer ses
méta-données. La seule façon est de le
dé-publier auparavant, il redeviendra alors en attente de
publication (orange).
Ceci est aussi utile lorsque le rédacteur ou
l'éditeur ne
souhaitent plus la publication du document.
Seuls le rédacteur du document et les éditeurs de
l'espace peuvent dé-publier un document.
Pour se faire:
- cocher le document à
dé-publier
- cliquer sur
- valider la confirmation:
- le document a
été
dé-publié avec succès, il redevient
orange, et
donc modifiable
Définition du
document principal
Pour le rendu, il est nécessaire de définir un document
en tant que document principal d'un espace. Ce document sera alors le
document affiché par défaut dans le rendu lorsque l'on
entre dans l'espace le contenant.
Pour pouvoir définir un document comme principal d'un espace, il
faut absolument être éditeur sur l'espace.
Le document que l'on peut définir comme principal doit
absolument être publié: .
Pour définir un document principal:
- cocher LE document choisi
- cliquer sur
- cliquer sur valider dans l'interface de
confirmation
- le document a été rendu comme
principal avec succès:
Une fois qu'un document a été défini comme
principal, son état peut changer, l'éditeur devra alors,
le cas échéant rechoisir un document principal.
Les icônes associées à ces états sont:
- : Document qui a
été défini comme principal
précédemment, mais qui a été
dépublié
- : Document principal
- : Document qui a
été défini comme principal
précédemment, mais qui a été refusé
depuis
- : Document qui a
été défini comme principal
précédemment, mais qui est maintenant expiré