Gestionnaires

L'import des données Galaxie permet de créer les comptes candidats (avec envoi de mail pour l'activation du compte) mais également leurs candidatures. A sa création, une candidature est -par défaut- considérée comme étant Recevable : cela signifie qu'elle sera visible par les membres de la commission (et les gestionnaires de l'application). Pour qu'elle ne soit plus visible par la commission, il faut passer le statut de la candidature à non recevable. Pour changer le statut d'une candidature, il suffit de consulter le détail de la candidature (depuis la page Liste des candidatures) et de choisir le statut souhaité dans l'encadré Gestion de la candidature.

A noter que le statut des candidatures est directement indiqué depuis la colonne recevable dans la liste des candidatures :

• () = Recevable
• (vide) = Non recevable

>> Etats : ''Auditionnable'' vs ''Non-Auditionnable''

TODO ...

A sa création, une candidature est considérée comme : _Non vue_. A noter qu'une candidature ayant préalablement été marquée comme Vue peut repasser en statut Non Vue en cliquant sur le bouton Marqué comme non Vue dans l'encadré Statuts sur la page de consultation d'une candidature.

Pour indiquer qu'une candidature a été : _Vue_ , il suffit d'aller sur la fiche détaillée de celle-ci et, dans l'encadré Status cliquer sur _Marquer comme Vue_ A sa création, une candidature est considérée comme Non vue.

Une candidature est considérée comme : _Vue mais modifiée depuis_lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue.

Pour indiquer qu'une candidature a été vérifiée mais qu'elle est incomplète, il suffit de la passer au statut :  _Vue et incomplète_. Une fois encore, ce changement se fait directement depuis la fiche détaillée de la candidature : bouton Marquer comme vue mais incomplet de l'encadré Statuts.

Une candidature est considérée comme :  _Vue et incomplet mais modifiée depuis_ lorsqu'un candidat à apporter des modifications à une candidature qui était préalablement indiquée comme Vue et incomplète.

La distinction ® indique les pages accessibles uniquement par les gestionnaires ayant (au minimum) les droits de “super-managers”.

—— Configuration ® : Permet de configurer l'application :

• personnaliser le contenu de l'application : titre principal, logo, textes accueil, pied de page,…
• personnaliser les mails : adresse d'expédition, sujets et contenus des mails
• préciser les dates de fin de candidatures, dépôts de dossiers, etc.
• définir les couleurs utilisées pour identifier les différents statuts d'une candidature (vue gestionnaire)
• spécifier les restrictions sur les fichiers que les candidats peuvent déposer (taille max, types, etc)
• etc.

—— Utilisateurs : Liste l'ensemble des utilisateurs connus de l'application (candidats, managers, super-managers, administrateurs). Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un utilisateur : nom, prénoms, coordonnées, type de profil (candidat, admin, etc.), numéro de candidat, informations liées à l'application (code d'activation de compte, etc).

—— Liste des postes : Liste l'ensemble des postes auxquels des candidats sont susceptibles de postuler dans notre université. Permet d'accéder à la fiche détaillée d'un poste : numéro de poste, localisation, membres (= liste des personnes pouvant lire les candidatures déposées pour ce poste)

—— Fichiers Excel Galaxie ® :

• Permet de déposer un document issue de Galaxie à partir duquel un import de données sera effectué.
• Affiche l'historique de tous les fichiers Galaxie déposés, avec possibilité de consulter le contenu de chacun d'eux.

—— Importation Galaxie ® :

• Permet d'ajouter manuellement une entrée Galaxie (bouton Créer un nouveau “Galaxie Entry”.
• Permet de générer les candidats et/ou candidatures pour les entrées Galaxie encore non traitées, c'est-à-dire celles créées manuellement, les nouvelles issues du dernier fichier Galaxie importé ou bien celles pour lesquelles une erreur est survenue lors d'un précédent import.
• Liste l'ensemble des entrées Galaxie (qu'elles aient déjà été traitées ou non).

—— Fichiers Excel Commission ® :

• Permet de déposer un document Commission listant les membres des commissions et à partir duquel un import de données sera effectué.
• Affiche l'historique de tous les fichiers de commissions déposés via l'application, avec possibilité de consulter le contenu de chacun d'eux.

—— Importation Commission ® :

• Permet d'ajouter manuellement une entrée Commission (bouton Créer un nouveau “Commission Entry”.
• Permet de générer les membres et/ou leurs affectations aux commissions pour les entrées encore non traitées, c'est-à-dire celles créées manuellement, les nouvelles issues du dernier fichier importé ou bien celles pour lesquelles une erreur est survenue lors d'un précédent import.
• Liste l'ensemble des entrées Commission (qu'elles aient déjà été traitées ou non).

—— Résumé : Propose différentes statistiques liées à l'application : nombre de posts, nombre de candidats, nombre de candidats actifs (ayant déposé au moins 1 fichier), nombre de candidatures (couple candidat/poste), nombre de candidatures actives (candidatures avec fichiers), nombre de fichiers déposés, espace disque utilisé par les fichiers de candidatures, taille du plus gros fichier déposé, etc.

—— Log Import Galaxie : Liste l'historique des imports Galaxie opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données Galaxie (cf section ci-dessus) Permet de vérifier que l'import d'un utilisateur et/ou d'une candidature s'est bien déroulé :

• si import OK ⇒ IMPORT SUCCESS
• si erreur ⇒ IMPORT FAILED (dans ce cas là, contacter immédiatement xxxxx@mon-univ.fr)

—— Log Import Commission : Liste l'historique des imports des fichiers de comissions opérés dans l'application. Le gestionnaire est redirigé vers cette page à la fin du processus d'importation des données de Comissions. Permet de vérifier que l'import d'un membre et/ou d'une affectation à une commission s'est bien déroulé :

• si import OK ⇒ IMPORT SUCCESS
• si erreur ⇒ IMPORT FAILED (dans ce cas là, contacter immédiatement xxxxx@mon-univ.fr)

—— Actions sur fichiers : Liste l'ensemble des actions sur les fichiers de candidatures (dépôt, téléchargement, suppression) réalisées au sein de l'application. Permet d'avoir des informations détaillées (IP, navigateur utilisé, date, etc) pour chacune des actions utilisateurs.

Les informations peuvent être filtrées selon 3 critères :

• UPLOAD = dépôt d’un fichier vers le serveur

• DOWNLOAD = ouverture/lecture d’un fichier

• DELETE = suppression d’un fichier

Pour affiner la recherche sur un candidat, on utilise la fonction « rechercher dans la page » par raccourci clavier « CTRL + F ».

—— Authentifications : Liste l'ensemble des tentatives :

• d'authentification à l'application, qu'elles aient abouti (AUTH SUCCESS) ou échoué (AUTH FAILED)
• de demande de nouveau mot de passe, qu'elles aient abouti (AUTH PASSWORD FORGOT SENT) ou non (AUTH PASSWORD FORGOT FAIL).

En cas d'échecs répétés, contacter xxxxx@mon-univ.fr

—— Mails : Liste l'ensemble des tentatives d'envoi de mails (demandes de nouveau mot de passe, confirmation de dépôt de fichiers, activation de compte):

• envoi OK ⇒ MAIL SENT
• échec de l'envoi ⇒ MAIL FAILED. . Cela peut arriver lorsque le mail de l'utilisateur est mal formé par exemple.

En consultant la fiche détaillée d'un envoi spécifique, le gestionnaire peut décider de renvoyer le mail au destinataire.

—— Utilisateurs connectés : Liste les utilisateurs étant connectés à l'instant présent.

—— Liste des candidatures : Liste l'ensemble des candidatures (complétées ou non) pour les postes à pourvoir dans notre établissement. Permet d'accéder au détail d'une candidature pour :

• consulter les documents déposés
• déposer un document à la place de l'utilisateur (en cas de problème technique principalement)
• gérer la candidature, à savoir : changer son état (lue/non lue) et/ou son statut (recevable ou non) mais aussi déposer le résultat du comité de sélection